Internal Communication

(Voor Nederlands zie hieronder)

Dear working groups,

also from the Communicatie working-group, a very happy new year full of energy and new ideas!

We are writing to give you an update on our internal communication project. Currently, four people (Robin, Ioana, Renato, and Nele) are working out our cooperative’s needs for a potential system/central online workspace in which all members and working groups can manage internal communication, store and exchange information, participate and collaborate.

At the moment, two working groups (Communicatie and Activiteiten) are testing such a system, called “Notion”.

At this stage, in order to help us decide if Notion is a good system to use, we would like to ask for input from all the working groups. To understand who would be using the system, for what purpose, how often, etc, we would like to plan a meeting on the **25th of January at 20.00** (Zoom link: https://maastrichtuniversity.zoom.us/j/97106052030).

In this meeting we will address the questions below and we will give you a short introduction to Notion and what we have done with it so far:

1. How are you currently operating within your working group? Where do you store notes and documents? What platform/system do you use to communicate and how often do you communicate? What do you communicate about?
2. What do you think can be improved about our internal communication within and across workgroups? What do you think is going well/what isn’t?
3. Imagine a shared online workspace, where we can create meeting notes, save documents, start projects, and find information about what is currently going on and who is involved in what. Would you find this useful/helpful? What would you like to use such a workspace for? What would you like to be able to do within this workspace?

Invited to the meeting is everyone who is interested in the topic and would like to help out. Generally, having a representative from every working group present would be very useful. It would be great if each group could have an internal discussion before the meeting, so that the work group representative can get everyone’s input. If there are specific points which you would like to include in the agenda for the meeting on the 25th, please send us an email in advance, so we can prepare.

Two last points:

1. If you are the only one from your workgroup receiving this email, please forward it to everyone in your group.
2. If you are planning to attend the meeting, let us know by sending an email to communicatie@gedeeldeweelde.nl, and also naming the workgroup you represent.

We’re looking forward to your input!

Have a great weekend,

The internal communication project

——-

Onderwerp: Uitnodiging Interne Communicatie bijeenkomst 25 januari

Beste werkgroepen,

ook namens de communicatie werkgroep, een gelukkig nieuwjaar vol energie en nieuwe ideeën!

We mailen jullie om een update te geven over ons Interne Communicatie project. Op dit moment werken vier mensen (Robin, Ioana, Renato en Nele) aan de behoefte van onze coöperatie voor een potentieel systeem/centrale online werkruimte waarin alle leden en werkgroepen de interne communicatie kunnen beheren, informatie kunnen opslaan en uitwisselen, kunnen deelnemen en samenwerken.

Momenteel zijn er twee werkgroepen (communicatie en activiteiten) die zo’n systeem zijn aan het testen, namelijk Notion.

We zouden, om te kunnen beoordelen of dit systeem geschikt is, graag aan alle werkgroepen input willen vragen. Om inzicht te krijgen in wie het systeem zou gebruiken, voor welk doel, hoe vaak, etc, zouden we graag een bijeenkomst willen plannen op **25 januari om 20:00 uur** (Zoom link: https://maastrichtuniversity.zoom.us/j/97106052030).

In deze bijeenkomst zullen we de onderstaande vragen behandelen, en zullen we een korte introductie geven over Notion en wat we er tot nu toe mee gedaan hebben:

1. Hoe werken jullie op dit moment samen binnen jullie werkgroep? Waar bewaren jullie notities en documenten? Welke communicatiemiddelen gebruiken jullie en hoeveel communiceren jullie? Waar communiceren jullie over?
2. Wat vinden jullie dat er verbeterd kan worden aan de communicatie binnen en tussen werkgroepen? Wat vinden jullie dat goed gaat en wat niet?
3. Stel je een gedeelde online werkplek voor waar we vergadering-notities kunnen maken, documenten opslaan, projecten starten, waar je kunt zien waar er momenteel aan gewerkt wordt en wie waarbij betrokken is. Zou je dat handig / nuttig vinden? Waar zou je zo’n werkplek voor willen gebruiken? Welke mogelijkheden zou je binnen deze werkplek willen hebben?

Iedereen die geïnteresseerd is in het onderwerp en mee zou willen helpen is uitgenodigd voor de bijeenkomst. Het zou nuttig zijn als er per werkgroep één vertegenwoordiger zou kunnen zijn, en het zou fijn zijn als elke werkgroep het onderwerp al vóór de meeting zou kunnen bespreken, zodat de vertegenwoordiger van iedereen input heeft. Als er specifieke agenda punten naar boven komen stuur deze dan aub van te voren naar ons, zodat we ze mee kunnen nemen in de voorbereiding.

Twee laatste punten:

1. Als je de enige van je werkgroep bent die deze mail ontvangt, stuur hem dan even door naar de andere werkgroepleden.
2. Als je bij de bijeenkomst aanwezig zal zijn, laat het ons dan even weten door naar communicatie@gedeeldeweelde.nl te mailen incl. namens welke werkgroep je deelneemt.

We kijken uit naar jullie input!

Fijn weekend en vriendelijke groet,

het Interne Communicatie project.